W swojej praktyce adwokackiej bardzo często spotykam się z przeświadczeniem klientów, że jeśli nie odbiorą korespondencji kierowanej do nich przez sąd, to: raz – przecież nic się nie stanie, dwa – przecież nie można nikogo skazać ani zobowiązać do zapłaty bez jego wiedzy, trzy – przecież jak zobaczą, że nie odbieram, to zadzwonią.

Otóż w większości wypadków, jeśli już sąd kieruje do nas korespondencję, to najczęściej wymaga to reakcji z naszej strony, a jej brak zwykle wywołuje negatywne skutki prawne.

Co to jest fikcja doręczenia? Czyli korespondencja nieodebrana a jednak doręczona.

Brzmi dziwnie prawda? Jak można doręczyć komuś korespondencję fikcyjnie? Otóż takie rozwiązanie przewidziane zostało zarówno w procedurze karnej jak i cywilnej oraz administracyjnej. Z grubsza oznacza, że nawet jeśli przez określony czas ktoś nie odbierze kierowanej do niego korespondencji, sąd w końcu przyjmie założenie „fikcję”, że np. list i tak został odebrany.

W jakim celu stosuje się fikcję doręczenia?

Taki zabieg proceduralny pozwala bowiem na dalsze prowadzenie postępowania, mimo tego, że sąd formalnie powiadomił adresata o swojej decyzji, czy konkretnym etapie postępowania. W przeciwnym razie konieczność doręczania korespondencji do skutku, tak aby adresat/adresaci w końcu ją odebrali, jak można sobie wyobrazić paraliżowałaby tok postępowania.

W tym miejscu warto jednak wspomnieć, że po pierwsze – czasami strony właśnie do tego zmierzają, tzn. maksymalnego wydłużenia postępowania, przyjmując taką strategię procesową. Po drugie kwestie związane z podejmowaniem prób doręczania w postępowaniu cywilnym są zdecydowanie bardziej rozwinięte i zanim faktycznie przyjmie się fikcję doręczenia, należy wyczerpać wszystkie pozostałe drogi.

Na jaki adres sąd doręcza korespondencję sądową?

Zarówno w postępowaniu karnym jak i cywilnym organy sądowe (i dochodzeniowo – śledcze) mają odpowiednie narzędzia do wyszukiwania adresów, bądź miejsca przebywania stron. Niemniej cechą wspólną dla obu postępowań jest to, że strona jest zobowiązana do podania właściwego adresu do doręczeń, a w przypadku jego zmiany – poinformować o tym sąd.

Jeżeli strona, nie podając nowego adresu, zmienia miejsce zamieszkania lub nie przebywa pod wskazanym przez siebie adresem, w tym także z powodu pozbawienia wolności w innej sprawie, pismo wysłane pod tym adresem uważa się za doręczone. Dotyczy to także strony, która zgłosiła wniosek o dokonywanie doręczeń na adres oznaczonej skrytki pocztowej i nie zawiadomiła organu o zmianie tego adresu lub zaprzestaniu korzystania z niego. (art. 139 KPK).

Strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie swego zamieszkania. W razie zaniedbania tego obowiązku pismo sądowe pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany. O powyższym obowiązku i skutkach jego niedopełnienia sąd powinien pouczyć stronę przy pierwszym doręczeniu. (art. 136 KPC).

W jaki sposób doręcza się korespondencję sądową?

Na wstępnie zaznaczam, że nieco inne warunki doręczania korespondencji stosuje się do profesjonalnych pełnomocników (głownie przez tzw. portal sądowy). Tutaj przedstawię więc klasyczne sposoby doręczania korespondencji w postępowaniu karnym i cywilnym.

W postępowaniu karnym co do zasady korespondencję doręcza się adresatowi osobiście poprzez wysłanie listu poleconego. Jednak tutaj warto zaznaczyć, iż w przypadkach, kiedy jest to wezwanie, zawiadomienie lub pismo, od którego zaczyna biec termin doręczenia (oprócz wykorzystania opcji operatora pocztowego) można dokonać poprzez: pracownika organu wysyłającego, organ procesowy dokonujący czynności procesowej – w toku tej czynności lub Policję, lecz tylko w razie niezbędnej konieczności.

Osobiste odebranie korespondencji przez oskarżonego w postępowaniu karnym jest również wymagane w kilku przypadkach. Oznacza to, że w razie chwilowej nieobecności adresata nie można takiego pisma przekazać za pokwitowaniem tzw. dorosłemu domownikowi. Są to takie sytuacje jak:

• zawiadomienia o terminie pierwszej rozprawy
• terminie posiedzenia w przedmiocie warunkowego umorzenia postępowania
• terminie posiedzenia w przedmiocie wniosku o skazanie bez rozprawy, wniosku o wydanie wyroku skazującego bez postępowania dowodowego
• terminie posiedzenia w przedmiocie uzupełnienia wyroku
• doręczenia wyroku nakazowego

W przypadku nieobecności adresata pod wskazanym adresem (lub braku możliwości zostawienia korespondencji dorosłemu domownikowi) doręczający umieszcza zawiadomienie w skrzynce do doręczania korespondencji bądź na drzwiach mieszkania adresata lub w innym widocznym miejscu ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo pozostawiono oraz że należy je odebrać w ciągu 7 dni; w razie bezskutecznego upływu tego terminu, należy czynność zawiadomienia powtórzyć jeden raz. W razie dokonania tych czynności pismo uznaje się za doręczone.

Powyższe oznacza, że de facto po upływie 14 dni od momentu pierwszej próby pismo uznaje się za doręczone. W praktyce jest to 15 dzień, i po zwrocie przesyłki do sądu wkleja się ją do akt ze specjalną adnotacją wskazującą konkretną datę.

A jak wygląda to w postępowaniu cywilnym?

Sposób doręczenia jest zbliżony do tego w postępowaniu karnym. Jednak z uwagi na odmienność postępowania cywilnego i karnego doręczanie w sposób inny niż przez operatora pocztowego możliwy jest poprzez:

• osoby zatrudnione w sądzie
• sądową służbę doręczeniową (która tworzona i znoszona jest wedle potrzeby przez Ministra Sprawiedliwości na uzasadniony wniosek prezesa sądu)
• za pośrednictwem komornika sądowego

Doręczeń pism dokonuje się w mieszkaniu, miejscu pracy lub tam gdzie się adresata zastanie.

W razie braku możliwości doręczenia korespondencji przez operatora pocztowego pod znany adres należy złożyć w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób – w urzędzie właściwej gminy. Zawiadomienie o złożeniu pisma umieszcza się w drzwiach mieszkania lub biura adresata lub oddawczej skrzynce pocztowej, ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo złożono, oraz z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia należy powtórzyć.

Należy zauważyć, że nieco inne sposób postępowania ma miejsce w przypadku doręczania korespondencji osobom prowadzącym działalność gospodarczą czy też podmiotom wpisanym do KRS. W takim wypadku pisma doręcza się na adres wskazany w rejestrze, a w przypadku nieujawnienia zmiany adresu, pismo pozostawia się w aktach ze skutkiem doręczenia.

Z powyższego wynika, iż w przypadku, kiedy sądowi nie uda się doręczyć korespondencji, następnym krokiem nie będzie jednak telefon adresata. Taki rodzaj powiadamiania został przewidziany w kwestiach awaryjnych, jak np. nagłe odwołanie czy zmiana terminu, nie natomiast w standardowych przypadkach doręczania np. rozstrzygnięć sądu.

Jakie są skutki nieodebrania pisma z sądu?

W postępowaniu karnym skutki mogą myć różne w zależności od fazy postępowania.

W trakcie postępowania przygotowawczego przykładowo niemożność doręczenia wezwania na przesłuchanie w charakterze podejrzanego wiąże się z tym, że nie można takiej osobie przedstawić zarzutów. Zdarza również, że podejrzany jest poszukiwany, co w zależności od charakteru sprawy, może powodować konieczność zawieszenia postępowania.

Natomiast w trakcie postępowania sądowego nieodebranie korespondencji przez oskarżonego wiąże się m.in.:

• brakiem informacji o przesłaniu aktu oskarżenia do sądu (co w określonych wypadkach może wiązać się z otwarciem terminu do jednego z konsensualnych sposobów zakończenia postępowania)
• nieodebranie przesyłki z aktem oskarżenia może wiązać się z pozbawieniem się możliwości złożenia odpowiedzi na akt oskarżenia
• nieodebranie zawiadomienia o terminie posiedzenia wstępnego może pozbawić możliwości uczestnictwa w nim i przedstawienia stanowiska w przedmiocie planowania i organizacji rozprawy głównej czy też złożenia wniosków formalnych (np. o wyłączenie sędziego)
• nieodebranie wyroku nakazowego – po pierwsze pozbawia możliwości złożenia sprzeciwu, po drugie pozwala na stwierdzenie jego prawomocności (po przyjęciu wspomnianej fikcji doręczenia) i skierowanie wyroku do wykonania w istocie bez wiedzy oskarżonego
• nieodebranie „zwykłego” wyroku – może skutkować brakiem możliwości wniesienia apelacji, a więc i sposobu na obronę swoich praw

W postępowaniu cywilnym skutki nieodbierania korespondencji wyglądają nieco odmiennie – przykładowo:

• oprócz oczywiście potencjalnego pozbawienia się możliwości przedstawienia swojego stanowiska w sprawie
• to również złożenia zarzutów/sprzeciwu od nakazu, apelacji czy zarzutów od wyroku zaocznego
• istnieje możliwość właśnie wydania takiego wyroku tj. zaocznego w przypadku kiedy pozwany nie złożył odpowiedzi na pozew lub też niestawienia się na rozprawę po uprzednim niezłożeniu odpowiedzi na pozew (np. w wyniku braku wiedzy w tym względzie w skutek nieodebrania korespondencji z wezwaniem do złożenia takowej)
• końcowo może również okazać się, że o istniejącej względem nas sprawie dowiemy się dopiero w wyniku działań komornika sądowego….

Jak podważyć fikcję doręczenia?

Oczywiście istnieje również możliwość, że sąd uzyskał błędny adres, który z różnych powodów (jak np. przeprowadzka wiele lat wcześniej) jest nieaktualny.

W takiej sytuacji to na nas ciąży obowiązek wykazania, że korespondencja z sądu została doręczona na błędny adres. Nierzadko zdarzają się również błędy w identyfikacji adresata. Literówka w nazwisku czy zły kod pocztowy – to opcje, których również nie można całkowicie wykluczyć, a niezauważone mogą skutkować właśnie stwierdzeniem fikcji doręczenia.

Poza tym należy sprawdzić czy przesyłka była prawidłowo awizowana. W przeciwnym wypadku, oprócz samych twierdzeń o błędach w awizacji potrzebne może okazać się wszczęcie procedury reklamacji u operatora pocztowego.

 

*Dlatego jeśli podejrzewasz, że w związku z brakiem odbioru korespondencji z sądu mogą spotkać Cię nieoczekiwane konsekwencje – zwróć się po poradę do adwokata! Możliwe, że Twoje obawy będą (na szczęcie) niepotrzebne, a w przeciwnym wypadku możesz oczekiwać porady z propozycją rozwiązania problematycznej kwestii.*